连锁餐饮采购管理系统：供应商档案、合同与订货一套流程

连锁餐饮的采购管理，最常见的断层是：供应商档案在一处、合同锁在抽屉里、订货又在另一个表格，三件事各管各的。采购员下单时用的价格，未必是合同上签的价格；月底对账发现价差时，按错价供货已经做了几个月。

采购管理一套流程的意思是：供应商档案、合同条款、日常订货在同一个系统里串成一条线，订货直接调用合同，合同直接挂在档案下面。价格对不上这种问题，在机制上就不可能发生。

▍一、供应商档案管什么

基础资料：编码、名称、性质、纳税性质。状态管理：正常、暂停下单、季节性厂商、即将删除，状态不对，下单直接受限。资质证照：证书名称、有效期、到期预警。档案是所有采购动作的入口，不是一本静态的通讯录。

▍二、合同分三件，各管一段

主合同：经营属性（经销或联销）、结算类型、配送属性、付款账期、合同有效期。商品合同：经销商品的进价与进项税率、联销商品的联销率与保底金额、退货方式。费用合同：费用类型、计算方式、结算周期、收费方式、账扣控制。

三件合同落进系统之后，下单时系统自动调用合同有效价格，合同里约定了赠品的，订货时自动带入赠品——价格与条款不靠人记，记错的机会从机制上被消除。

▍三、这一层在系统里怎么落

泓远软件的连锁餐饮采购管理系统中，供应商档案、合同与订货在同一流程内：合同按主合同、商品合同、费用合同三层维护，订货单自动调用合同有效价格与赠品条款，供应商状态直接约束下单权限，资质证照按有效期预警。合同签完锁进抽屉、下单靠采购员记得上次谈的价格的做法，记错一次没有人会发现，发现时已经按错价结了几个月，而供应商那边记的，恰恰是另一个数字。

▍四、流程跑顺的三个标志

新供应商、新品一律走引入流程建档；日常订货价永远等于合同价；价格调整先走合同变更再下单，顺序不反。反过来做的企业，合同只是存档用的纸，不参与经营。

采购流程要不要一套管到底，判断点不是供应商多少家，是下单时用的价格是哪来的。若您想确认三层合同怎么建、订货怎么自动调用合同价，泓远软件可以按贵司的采购品类与合同结构做一次梳理，给出对应的系统方案与报价。

▍采购一套流程常见问题

Q1：经销和联销在系统里有什么不同？

经销商品按进价结算，订货时调用商品合同的进价与税率；联销商品按联销率与保底金额结算，扣点在销售实现后计算。两种经营属性在主合同里定义，后续订货、验收、结算各自按属性走，互不混淆。

Q2：合同价格调整了，已经在途的订单怎么办？

系统按下单时点的有效价格执行，新价格从生效日起适用于新订单。这正是调价必须先走合同变更流程、不能口头通知采购的原因——口头改的价，在途单和新单会各按各的算。

Q3：小供应商没有正式合同怎么管？

最低限度也要建档并录入商品价格，哪怕依据只是一张简式价格协议。没有合同依据的供应商，价格与账期都没有执行基准，对账时一定扯皮，而且每次都是采购方吃亏。