便利店总部进销存系统：让鲜食订货不再靠店长猜

便利店总部进销存系统最难的一段不是常温商品，是鲜食。便当、饭团、三明治的保质期只有十几个小时，订多了当天全部报损，订少了中午两点货架就空着。这个量现在多半是店长凭手感报的，报错了总部事后只看到一个报损率，看不到他当时是照什么判断的。

总部的进销存不是管一个仓，是管一天几趟车。常温、冷藏、冷冻、鲜食四个温层的配送频率完全不同，账要能按温层和按趟次分开对，混成一笔就只剩一个总数。

▍四个温层，四种对账方式

常温商品配送频率最低，一次到量大，重点在收货数量和批次的准确，保质期以月计。

冷藏与冷冻走日配或隔日配，收货时要记温度和到货时间，这两项缺了，出问题时责任分不清在物流还是在门店。

鲜食一天可能到两次，每一趟都是独立的一批，到期时间各不相同，必须按趟次收货、按趟次算到期，不能合并成当天一笔。

还有一类是店内现制的饮品和加热品，用量要从配方反推，和到货商品完全是两种算法。

▍鲜食订货要有的五项支撑

1、销售数据要细到时段。只有当日总量算不出订货节奏，同样卖三十个便当，集中在中午和分散全天，该订的量和到货的趟次都不一样。

2、单店单品的历史曲线。总部的平均值对单店没用，同一条街的两家店结构可能完全相反，订货建议必须落在门店自己的历史上。

3、缺货和报损两个数字并排看。只看报损会把量压得越来越低，只看缺货会越订越多，两个并排才有平衡点。

4、截单时间与配送批次锁定。系统按截单时间自动关单并汇总，过点改单要留痕，否则订货量和实际到货长期对不上。

5、订货建议要能改，改了要留原因。天气、周边活动这类事系统不知道，店长知道；建议量给出来、店长调整、原因记下来，才有回头验证的依据。

▍总部该给的是建议量，不是命令量

把订货权全部收到总部，门店的临场信息就进不来；全部放给门店，就回到凭手感报量。可行的做法是总部按销量与配方算出建议量下发，门店在一个幅度内调整并记录原因，超出幅度的要说明。

这样做两个月之后能看出来：哪些门店的调整让结果更好，哪些门店只是习惯性多订。这个判断没有留痕就永远做不出来。

▍订货这一段的数据从哪里来

泓远软件在门店端做的是销售数据完整回传：品项、规格、时段、作废单与赠品都上传云端，总部才有一份能用来反推的底账；订货这一侧按预估销量与BOM表反推所需商品与原料数量并汇总成采购单，多门店的量在总部合并后再拆到供应商。收货、调拨、报损与盘点各走单据、数据自动上传，总部按门店、温层、时段看多维度报表。

▍便利店总部进销存系统常见问题

Q1：便利店总部进销存系统要盯住哪几件事？

五件：销售数据细到时段、单店单品的历史曲线、缺货与报损并排看、截单时间与配送批次锁定、订货建议可调整且留原因。判断这套系统够不够用最快的方法，是问它鲜食能不能按趟次收货——只能按天收的话，一天两趟的到期时间就永远算不准。

Q2：鲜食订货能不能完全交给系统自动算？

不建议完全自动。系统算得准的是常规波动，算不到的是周边突发情况。比较稳的分工是系统给建议量、门店在幅度内调整、调整原因留档，总部按月回看谁判断得更准。这套分工的前提是销售数据完整，缺了作废单和赠品，反推出来的量本身就偏低。

Q3：多温层的库存要不要分开建仓？

库存要分格，商品档不用拆。同一家门店按温层分出储位，收货、盘点、报损都按温层走，才看得出问题集中在哪一层。泓远软件这一段靠主档由总部统一维护后同步下发，温层作为属性挂在商品档上，门店端只能引用，不会出现同一个商品在两家店归到两个温层。

便利店总部的进销存要不要重做，看的不是门店开了多少家，而是鲜食的订货建议现在有没有数据可依。若您想确认鲜食该不该按趟次收货、以及订货建议的可调整幅度怎么定，泓远软件提供免费门店调研，按实际瓶颈排上线顺序，获取定制化实施方案与报价。