低值易耗品订货管理_门店耗材怎么管才不超支

低值易耗品订货管理要管住的是哪些品项算耗材、订货频次怎么定、单店额度多少、谁能审批、以及每月怎么复盘。这一类东西单价低、笔数多、没人盯着，最后在损益表上是一个说不清来源的数字。

耗材失控从来不是某一次订多了，是几百笔小额订货累积出来的。一次多订两包抹布没人会拦，一年多订五百次就成了一笔不小的支出。这类成本的特点是每一笔都合理，加起来不合理，所以它必须靠规则管，靠人的判断管不住。

▍先分清哪些品项该归到这一类

门店里常见的耗材大致分四组。

包装类：外带纸袋、塑料袋、餐盒、封口贴、吸管、餐具包。这一组和营业额直接相关，用量随客数走。

清洁类：抹布、清洁剂、垃圾袋、手套、消毒液。这一组和客数关系弱，和门店面积、班次数关系强。

作业类：收银纸卷、标价签、标签纸、笔、订书针。用量稳定，容易被忽略。

低值设备类：托盘、周转箱、夹子、量杯、小型器具。这一组最容易出问题——它其实能用很久，但因为单价低，坏了就报废、丢了也不追。

分组的意义在于四组的订货逻辑不同。包装类可以跟着销量算，清洁类要按门店面积定，低值设备类根本不该按周期订，应该坏了才补。

▍和一般商品差在三处

第一处是不进销售。耗材不卖，所以没有销售数据可以反推合理用量，只能靠人为设定的标准量。

第二处是不必天天订。一般商品和鲜食讲究订货频次，耗材恰恰相反——频次越低越好，因为每一次订货动作本身都有成本。

第三处是盘点意义不同。一般商品盘点是为了对账，耗材盘点是为了发现某家店的用量明显高于同类门店。数量对不上不重要，用量偏离才重要。

▍三条约束，比任何功能都实际

第一条是设单店月度额度。按门店面积、班次数、上一年用量定一个金额，超过额度自动转审批。这一条能挡掉大部分随手多订。

第二条是拉长订货周期。耗材按月或按半月订，不要跟着商品的日订、周订节奏走。一般系统都能对不同分类设不同的订货周期，把耗材的周期单独拉长即可。

第三条是包装类和销量挂钩比对。纸袋用量除以订单数，得出一个单店的每单耗用值，把同类门店排在一起看。偏高的那几家，通常不是浪费，是拿去做了别的用途。

在这一层上，泓远软件的做法是在门店订货环节就把低值易耗品单独列为一个订货分类，和一般商品、鲜食商品分开走各自的订货周期与订货方式，同时商品资料上的门店权限可以对订货、退货、调拨、报废、停售分别开关，耗材可以只给订货权、不给报废权。把耗材和商品混在同一张订货单里的做法，门店报得快，但事后没法单独算这一类的支出趋势。

▍每月只看两个数

一个是耗材支出占营业额的比重，看趋势不看绝对值。另一个是同类门店的排名，只处理排在最后几名的那几家。

不建议做得更细。耗材管理的投入产出比有上限，花两天时间追查一箱垃圾袋的去向，成本已经超过那箱垃圾袋。

▍小结

耗材按包装、清洁、作业、低值设备四组分开定订货逻辑。和商品的三处差异是没有销售数据可参考、频次越低越好、盘点看用量偏离而不是对账。管住三条约束就够用：单店月度额度加超额审批、订货周期拉长到月或半月、包装类按每单耗用值做门店横向比对。每月复盘只看支出占比趋势和门店排名，不必更细。

▍常见问题

Q1：低值易耗品需不需要做库存管理？

包装类建议做，其余可以只管订货不管库存。原因是包装类断货会直接影响营业，清洁作业类断一天不影响卖东西。做库存管理意味着门店每次取用都要登记，这个动作在耗材上的执行率通常很低，勉强推行的结果是数据不准反而误导判断。一个例外是单价偏高的低值设备类，那部分建议登记数量和领用人。

Q2：门店低值易耗品订货要不要总部审批？

额度内不审批，超额才审批。原因是耗材订货笔数多、单笔金额小，全部走审批会让审批人麻木，最后变成一路点确认，等于没审。设一个月度额度，额度内门店自主，超过部分才要说明理由，审批才有实际拦截作用。额度建议按门店面积和班次数分档，不要全部门店一个数。

Q3：怎么判断某家门店的耗材用量不正常？

用同类门店横向比对，不要用历史同期。把面积、客数、业态相近的门店排在一起，看单位营业额的耗材支出。历史同期的问题是如果这家店一直偏高，比自己等于把异常当成基准。横向比对能直接看出偏离，但要注意剔除刚开业和刚翻修的门店，那两种情况用量本来就高。

耗材这一块要不要单独立项，跟门店数量有关。门店在二十家以内，靠采购统一发放比上系统更省事；上百家店之后，额度和横向比对必须由系统自动跑。泓远软件可以按门店规模判断这一环该做到哪一层，欢迎联系泓远软件，获取定制化实施方案与报价。