连锁零售预购管理系统：年节团购订金，到货当日冲销

连锁零售的预购管理，一年最重的考验在年节：年货礼盒、企业团购的单子成堆进来，订金先收、货后到，到货当天冲销转销售。预购这门生意，收的是订金，欠的是货，哪一步对不上，热闹都是别人的。尤其是企业团购，一单几十上百份，订金一挂就是好几周，单子一多，靠Excel和微信消息根本管不过来。订金挂在账上不是营收，冲销了才是，这是预购账务的第一原则。年节预购比的不是谁接的单多，是谁的单子笔笔有下落。

▍预售期：单子进来了，货还没影

年节预购从预售开始，离到货往往隔着好几周。门店开预购单，写清商品、数量、约定到货时间，收订金，订金挂在预收账上，不计入当日营收。

这一阶段的账最忌两件事：订金直接进当日流水，月底一看营收虚胖；单据靠手工登记，年节几百张单，哪张单收了谁的订金，全靠回忆。

▍企业团购：一单几十份，更要一单一账

年节的大头是企业团购，一家公司订几十上百份礼盒发员工。团购单与散客单分开管理，单据上带客户归属，订金按单挂账：哪一家企业的单、收了多少订金、约的哪批货，单据上一眼分明。

企业客户节后往往还有售后与续单，单据留得完整，明年这一单生意才接得住。

▍到货当日：冲销是这场仗的收官

货到了，通知顾客取货，取货时冲销：预收转销售，尾款当场结清，库存同步扣减，三步在一个动作里完成。少了哪一步，账和货都对不上：收了尾款忘了冲销，营收少一块；冲了销忘了扣库存，月底盘亏。

泓远软件的预购管理，预购开单、订金挂账、到货冲销三个动作一路到底，年节高峰几百张单，每张单收了多少、冲没冲、谁取的，状态清清楚楚。

▍年节过后：没取完的单，要一笔笔清

高峰过去，总要面对没取完的单：顾客没来取的、约的货临时不要的。系统把未冲销的单子一张张列出来，该通知的通知，该处理的按门店规则处理，每一笔处理都在单据上留痕。

年节的账，拖到元宵还挂着的预收，多半就是问题单，清得越晚越难清。

▍常见问题

Q1：订金收多少，系统管不管？

订金收多少是门店自己的经营规则，系统管的是执行：按单据实收多少记多少，挂预收账，不多记不少记。年节高峰最怕同一客户多张单、几笔订金混在一起，系统按单分清，谁的订金挂在谁的单上，查起来不费劲。

Q2：顾客订了又不要了，订金怎么处理？

按门店事先定好的规则处理，系统负责留痕：原单作废、订金处置有记录，谁处理的、什么时候处理的，都查得到。年节过后这类单子集中出现，最怕口头处理没有凭据，事后顾客回头来问，谁也说不清楚。单据留痕，处理才有底气。

Q3：预购的货和现场卖的货，怎么保证不打架？

到货入库时先核预购单，按单把货留出来，剩余再上货架。年节最容易出的乱子，就是预购的货被现场买走，顾客上门取货时没货，订金收了货却没了。留货这个动作要做在入库时，不是做在顾客上门时；预购单齐不齐，到货那天一对便知。

年节的生意做不做得到位，订金的账先见分晓。不是每一家连锁零售企业都需要一次做到全渠道预购。门店数量、年节业务占比、团购客户结构都会影响系统建设的优先顺序。泓远软件提供免费门店调研与预购订金流程盘点建议，按实际痛点排序功能上线顺序，避免一次性大额投入却用不到位。欢迎联系泓远软件，获取定制化实施方案与报价。