连锁火锅门店备货提醒系统：备早了会过期，备晚了会断货

连锁火锅门店备货提醒系统要解决的是一个两头堵的问题：鲜切肉、毛肚、鸭血这类东西备早了会过期，备晚了客人坐下来点不到。中间那个正确的时点，靠店长经验判断在一家店行得通，开到十几家店就变成了十几套标准。

备货提醒不是定时闹钟。定时提醒每天同一时间响，可周二晚上和周六晚上该备的量完全不同。有用的提醒要算三件事：现在还剩多少、接下来这段时间会卖掉多少、从开始备到能上桌要多久。

▍一次有效的备货提醒，背后有三个变量

1、当前可用库存。是已经处理好、马上能上桌的那部分，不是账面库存。冷冻库里还有货，不代表现在能用。

2、未来一段时间的预估用量。按同星期几、同时段的历史销量算，不是拿上周总量除以七。

3、制程时间。解冻、切配、摆盘各要多久，提醒必须提前这段时间发出，否则响的时候已经来不及了。

三个变量少一个，提醒就变成噪音：只看库存会在闲时段一直响，只看销量会在制程长的品项上永远迟到。

▍火锅这三类物料的提醒逻辑不一样

鲜切类，包括肉片、毛肚、鸭血：制程短但保存时间也短，提醒要密、单次量要小，宁可多备几轮。

预制类，包括锅底、汤底、酱料半成品：制程长，提醒必须提前发，断了当场没有补救办法。

常备类，包括丸滑、冻品、干货：保存时间长，按库存下限提醒即可，不需要按时段算。

同一套规则套在这三类上，结果就是鲜切类天天过期、预制类天天来不及。

▍核心功能模块

1、货量预估。按同星期几、同时段的历史销量出预估，不做全周平均。

2、备料量反推。按预估销量与BOM表反推各物料该备的量，汇总成备料计划。

3、备料计划分时段。一天分成几个时段各有各的计划，不是早上排一次管一天。

4、备料提醒按品类设定。触发条件按物料类别分开设，鲜切走时段、常备走下限。

5、备料计时与制程时长。制程时长建在主档上，提醒时点从它倒推。

6、效期自动计算与标签打印。备完即起算效期并打标，备早了系统看得见。

7、报废与备料量对照。用不掉的部分回到报表里，下一轮的预估参考修正过的数。

▍提醒响了没人理，比不提醒更糟

备货提醒最常见的失败不是算不准，是响得太多。一个班次响上几十次，店员就会把它当背景音，真正紧急的那一次一起被忽略掉。

控制的办法有两个：一是按品类设不同触发条件，常备类不要跟着时段响；二是提醒要能被处理掉——看到之后确认已备，或者选择忽略并留下原因，忽略次数高的品项回头调阈值。一条能被关掉的提醒才是提醒，关不掉的只是提示音。

▍提醒的时点是从三个数算出来的

泓远软件的备料提醒不是固定时点响：系统按预估销量与BOM表反推所需备料量，结合当前库存与该物料的制程时长，算出该开始备的时点再把提醒推到门店端。备料开始后进入制程计时，计时结束自动计算到期时间并打印效期标签；用不掉的部分走报废单据按重量记录，报废数据回到报表里，下一轮的货量预估参考的就是修正过的数。数据自动上传云端，总部按门店、品项、时段看多维度报表。

▍连锁火锅门店备货提醒系统常见问题

Q1：备货提醒系统要算哪几个变量？

三个：当前可用库存、未来时段的预估用量、该物料的制程时间。判断这套系统够不够用最快的方法，是问它提醒时点会不会随制程时长变化——所有品项在同一时间响的，本质还是定时闹钟。

Q2：提醒该提前多久发？

提前量等于制程时间，再加一段现场缓冲。解冻要两小时的物料，提醒就该在需要它的两个多小时前发，而不是统一提前半小时。泓远软件的做法是把制程时长建在物料主档上，由总部维护后同步下发，提醒时点从这个时长倒推，改一次全网生效，不用逐店去调闹钟。

Q3：新开的店没有历史数据，提醒怎么办？

先借同店型、同商圈门店的参数做初始值，跑一段时间再切回自己的数据。新店头两三个月的销量结构本来就不稳定，用自己那点数据反而更不准。切换的时点看趋势是否平稳，而不是硬性定一个月份；切换之后前一版参数保留，方便回头对照哪些品项差得最多。

连锁火锅的备货要不要上提醒，判断点不是备货靠不靠谱，而是提醒的时点现在是固定的还是算出来的。若您想确认三类物料该怎么分组、以及制程时长要实测到哪一级，泓远软件提供免费门店调研，按实际瓶颈排上线顺序，获取定制化实施方案与报价。